כל מנהל צופה במספר גדול של מצגות וספק אם הוא יכול להיזכר אף במחציתן. השעמום הכרוך בצפייה ברוב המצגות הוא הבעיה הקטנה יותר, וקרוב לוודאי שמנהלים אחרים נוטים להתייחס ממש כמוהו למצגות ולנאומים של עצמו. נראה כי למרות החשיבות המרכזית שיש לכלי עבודה זה, עדין נוהגים חלק מהארגונים לקחת אותו כמובן מאליו.כדי שפרזנטציה תצליח, יש לתכנן אותה בקפידה. חלק חשוב מתהליך התכנון הוא הכרת הקהל הספציפי. אנשי טכנולוגיה, למשל, נוהגים במקרים רבים להשתמש במושגים טכנולוגיים שאינם מוכרים לקהל של משקיעים וגם לא ממש מעניינים אותם, במקום להתמקד בתועלת של המוצר.
לכן, אנו ממליצים על מקבץ אסטרטגיות, כדי שהפרזנטציה הבאה שלך תהיה אפקטיבית:
למד מיהו הקהל שלך, עד כמה מכיר את הנושא המדובר ומהו הערך המוסף שאתה מביא לו.
הגדר את מטרת הפרזנטציה בהתייחס לקהל המטרה שלך. מפה את המסרים הרלוונטיים לה, בהתאם לזמן שניתן להצגתה. לאחר מכן,בסס את פיתוח המסרים על מה שחשוב שהקהל ידע, מה כדאי שהקהל ירגיש במהלך הפרזנטציה ויעשה בעקבותיה.
לאחר שהגדרת את המטרות והמסרים המרכזיים, כדאי שתתמלל את הפרזנטציה. משפטים קצרים וברורים, עדיפים תמיד על הסברים ארוכים ומייגעים.
לאחר שכתבת את הפרזנטציה, קרא שוב ומחק את כל מה שנראה לא רלוונטי, ארוך ומסורבל. חשוב שתתמצת כדי לא לעייף את הקהל, וכדי שלא יצא מהריכוז.
למשפטי הפתיחה יש כמובן חשיבות מרכזית - הפתיחה היא הסיכוי הראשוני לקבל אהדה מהקהל או לאבד אותו לגמרי. הפתיחה הקלאסית נותנת מענה לשאלות:
מי המציג?
מאיזו חברה הגיע?
ומה התועלת שהוא עומד להציג לקהל?
החוזקה של הפתיחה הקלאסית מתבטא בכך שהיא תמציתית, ממוקדת ועונה על הסקרנות הראשונית של הקהל - וממצבת את הפרזנטור כמקצוען. ממש כמוך, גם אנשי עסקים לא אוהבים לבזבז את זמנם והם רוצים לדעת מה הם עומדים לקבל.
העצם את הפתיחה, ו"תבל" המצגת כולה, בסיפור אקטואלי או אישי, בציטוט בעל משמעות, בנתון סטטיסטי מרשים, בקטע מסרט, ובכל דבר אחר שיגרום לקהל להמשיך ולהקשיב.
לאחר שהפרזנטציה מוכנה, רצוי שתתאמן על הצגתה. תרגל את המצגת מול קולגות שיספקו לך משוב ויאתגרו אותך בשאלות שעשויות לעלות מהקהל.
בנוסף, כדאי שתתכונן: ארגן עזרים כמו כרטיסיות, התכונן ל"מרפי" - לתקלות, התכונן "גוף ונפש" - הכר את המקום שבו אתה אמור להציג, כדאי שתישן היטב לפני המצגת, הרגש טוב עם עצמך, אמץ גישה חיובית, התלבש כראוי והאמן ביכולות שלך.
אומנות הפרזנטציה היא תוצר של מיומנות נרכשת, וכדי להיות מוכן, זכור:
Plan, Prepare, Practice -> Perfect!